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Excel | 10个小技巧,数据输入效率提升10倍


来源:凤凰青岛

与Excel打交道的日子里,这一幕幕每天都在上演:“同一个邮箱后缀我已经输入了100遍了!!”下面这些技巧就来解救你!!

与Excel打交道的日子里,这一幕幕每天都在上演:

“同一个邮箱后缀我已经输入了100遍了!!”

“升序降序排列了好多次,为什么这些部门就不能按照我想要的顺序出来?”

“要刷好多格式,点了一次格式刷,刷完一个,再点依次,再刷……”

“刚刚下发各部门的表格,回收回来表格全被改了,我这火朝哪发!”

下面这些技巧就来解救你!!

1、快速输入中文大写数字

将输入法切换为中文,在输入阿拉伯数字前先输入小写的字母“v”。

2、不连续单元格批量输入重复数据

按F5定位需要输入数据的空白单元格,在活动单元格输入公式“=B1”,同时按下Ctrl+Enter快捷键。

或者按Ctrl键不动,选择不连续单元格,松开Ctrl键,在活动单元格输入数据,再同时按下Ctrl+Enter快捷键。

3、数据依次输入,“跳空”痴心妄想

数据只能依次输入,数据连续性得以保障。

操作说明:【数据有效性】—【自定义】—“LEN(A1)<>0”—取消勾选【忽略空值】

4、快速输入日期、时间和星期

输入日期快捷键:Ctrl+;

输入时间快捷键:Ctrl+Shift+;

日期转换为星期:=text(日期,“aaaa”)

5、将文字颠倒顺序

 

复制正常顺序对象→在字体前加@→点击向下旋转文字→点击自动换行

6、巧妙公式转数值**

1) 选取公式所在的列,按右键不松拖动到一边,别松键再拖回来

2) 点击仅复制数值

这个操作的本质是利用了右键呼出菜单,将动作连贯在了一起。

熟练运用,有一种浑然天成的感觉。

注:本案例也可以通过复制→选择性粘贴完成。

7、快速输入特殊符号

在Excel中输入内容时,经常会遇到输入特殊字符(或符号)的情况,例如:英镑、美元、向上的箭头、向下的箭头、√、×等,这个时候我们需要记住一个常用快捷键加特殊字符对应的编码。

按住Alt键不松动,再输入相应的数字,数字输完后松开Alt键,即可完成对应特殊字符的输入。

例如:输入欧元符号Alt+128,输入英镑符号Alt+163,输入日元符号Alt+165。

8、快速输入身份证号码

Excel最大的能直接在单元格显示的整数为11位,能够支持的最大整数为15位。单元格中从第12位开始就要以科学计数的形式展示,但编辑栏中仍然是完整的数值,但从第16位开始已经超出Excel的能力范围,从第16位包括以后的位数都以0来代替。

因此,如果需要在Excel单元格正确地输入并显示15位或者18位身份证号码,必须把身份证号码当作文本型数据而不是数值型数据。

这里提供两种非常快捷的身份证号码输入方法:

一是在输入身份证号之前先输入一个半角单引号。

二是先将需要输入身份证号码的单元格格式设置为“文本”。

转换为文本格式后,身份证号码变成了文本字符串而不是数值,不能参与数值运算,但是可以使用文本函数进行处理分析。

有的时候我们为了个人信息的保密,对于身份证号会进行分段显示,其实办法也非常简单。

分段显示身份证号

选中号码

Ctrl+1

点击自定义

输入000-0000-0000

9、自动填充与快速填充

自动填充是Excel的特色功能,当表格中的行或列的部分数据形成一个序列时,我们可以使用“填充句柄”(即活动单元格右下方的黑色方块)来实现自动填充。

Excel2013及以上版本新增的“快速填充”功能非常强大,可以根据提示快速填充相应的内容。

10、自定义填充序列

Excel中的序列主要是指有规律的数字和一些内置的序列。

每个人在面对具体情况时,可能会有不同需求,内置的一些序列规则可能难以满足个性化需求,因此,Excel还提供了自定义填充功能,这样我们就可以根据自己的需要来自定义填充内容了。

【文件】-【选项】-【高级】-【编辑自定义列表】

我们可以在输入序列编辑框中输入新的序列,也可以直接导入准备好的序列。

最终自动填充效果为:

Office三件套,都是越学越深奥,当然也是越学越有趣。

小技巧,大学问,你学会了吗?

(青岛微课堂综合整理)

[责任编辑:张慧]

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